Comunicazione Vs Confusione: prepararsi per comunicare con successo

Comunicazione è parola corrente nel mondo della consulenza e del coaching. Tuttavia, è oggetto di molta confusione e troppo spesso è un concetto usato male e un termine mal posto. Ho discusso molte volte in occasioni pubbliche della differenza tra comunicazione e trasmissione, quindi la salterò qui. In un certo senso ora c’è più consapevolezza di tale differenza, il che è una buona cosa. Nonostante ciò, c’è ancora un forte bisogno di riportare la comunicazione al livello di efficacia che può avere.

“La cosiddetta società della comunicazione è in realtà spesso la società dell’incomunicabilità”

Perché comunichiamo, in primo luogo? Ci sono momenti in cui non lo facciamo? Intanto rispondiamo alla seconda: è un “no” deciso. Non possiamo evitare di comunicare. Questo perché la comunicazione è il modo in cui ci rapportiamo al mondo che ci circonda e tale relazione avviene per il solo fatto di esistere. Pertanto comunichiamo 24 ore su 24 ogni singolo giorno della nostra vita. Detto questo, mi concentrerò qui sulla parte della nostra comunicazione che è “intenzionale“, cioè quella che possiamo controllare più o meno. Il “perché” comunichiamo può essere piuttosto complesso, ma possiamo tranquillamente dire che lo facciamo innanzi tutto con l’obiettivo di soddisfare i nostri Bisogni Essenziali, al fine di sopravvivere e possibilmente prosperare. Non sempre raggiungiamo l’obiettivo, purtroppo. Questo vale sia per le persone che per le organizzazioni. Soprattutto al giorno d’oggi, quando apparentemente “comunicare” è diventato più facile. In realtà non è così. Oggi c’è più confusione che comunicazione: la cosiddetta società della comunicazione è in realtà spesso la società dell’incomunicabilità. Vediamo come possiamo migliorare la situazione con una preparazione intelligente.

La comunicazione necessita alcuni requisiti per essere efficace. Alcuni di essi devono essere presenti anche prima d’iniziare quello che è solitamente inteso come “comunicazione”, cioè lo scambio d’informazioni con qualcun altro finalizzato a uno scopo. Vediamoli

1. Chiarezza mentale per quanto riguarda gli obiettivi. Viene dalla riflessione o dall’intuizione (anche se l’intuizione arriva solo ad una mente chiara e calma, quindi qui c’è un notevole lavoro da fare in anticipo). A quale scopo intendi comunicare? Hai un’idea dei possibili obiettivi dell’altra parte? Hai avuto il tempo di riflettere, o ti stai solo affrettando? Se lo scopo non è chiaro, ripensaci. Il tempo è prezioso, tuo e dell’altro.

2. Scelta attenta e accurata dell’interlocutore: quante informazioni sono oggi diffuse, all’interno di organizzazioni o di relazioni, che non sono accuratamente e rigorosamente mirate? Quante informazioni vengono inviate perché “non si sa mai”, dato che mettere qualcuno in Cc a una email è così facile? Informazioni irrilevanti non rendono le persone meglio in grado fornire prestazioni eccellenti: peggiorano soltanto la confusione e generano equivoci, oltre a bruciare il tempo delle persone.

3. Scelta accurata del contenuto. Da non dare per scontato: oggi la maggior parte della “comunicazione” è un cumulo informe di informazioni varie, ridondanti o insufficientemente ragionate. Quante volte vedi (quotidianamente, ahimè!) che le persone devono tornare più di una volta su una comunicazione perché non hanno preso il tempo di pensare prima di una conversazione? Sii onesto … Troppe o insufficienti informazioni sono ugualmente inefficaci e inefficienti. Anche l’informazione intempestiva lo è.

4. Padronanza del contenuto: aver chiaro di cosa vuoi parlare non significa saper padroneggiare la conversazione per ottenere i risultati che stai perseguendo. La comunicazione avviene “insieme all’altro”, quindi preparati all’interazione e al cambiamento (svilupperò il tema in un post successivo).

5. Appropriatezza dei mezzi. Non tutte le comunicazioni possono essere realizzate con qualsiasi mezzo: la mancanza d’attenzione nella scelta dei mezzi porta a problemi di comunicazione e frustrazione delle aspettative, oltre allo spreco di tempo ed energia. Qui non approfondirò la questione, ma la tecnologia ha tolto molta efficacia alla comunicazione: dev’essere usata con discernimento, considerando che la comunicazione umana è molto più complessa delle semplici parole.

Fermiamoci qui per il momento: la comunicazione, questo è il significato della parola, riguarda “fare qualcosa insieme a qualcuno” per uno scopo, cioè generare un nuovo significato, una nuova realtà condivisa, raggiungere un obiettivo comune, una soddisfazione reciproca. Sono sicuro che riconoscerai il valore di tutti i punti di cui sopra, quali indispensabili preliminari a ciò che normalmente definiamo “Comunicazione”. Prevenire il disordine è la regola d’oro della comunicazione: un’attenta pianificazione usando i 5 suggerimenti è un buon modo per farlo. Quando non hai il tempo di pianificare, è molto importante che tu sia stato un praticante attento dei 5 principi il più a lungo possibile, in modo che siano divenuti naturali per te. Se sei un leader, formare le tue persone a una comunicazione efficace e fornire loro gli strumenti e l’ambiente giusti per metterla in pratica è una scelta intelligente per migliorare le prestazioni e l’efficienza nell’uso delle risorse. Per più informazioni su una comunicazione efficace, anche per la trasformazione dei conflitti, vedi il mio “Leadership Sostenibile. Il Metodo CASE©”, e contattami quando vuoi.